Vous songez à informatiser la comptabilité de votre entreprise ou à remplacer votre logiciel actuel? Le coût d’achat d’un logiciel n’est pas le seul élément significatif à prendre en considération. Afin de limiter les coûts indirects pouvant résulter d’une mauvaise sélection, sachez éviter ces pièges.

Ne se fier qu’à la recommandation d’une seule personne
L’opinion de votre comptable est sans contredit importante, tout comme peut l’être celle de vos collaborateurs. Entendez-les mais assurez-vous que vous vous êtes posé toutes les questions essentielles à la sélection du bon outil. N’hésitez pas à consulter différentes sources d’information.

Sous-estimer l’étendue de l’investissement
Ne prenez pas pour acquis que l’achat d’un logiciel bon marché constitue un risque limité. Les sommes que vous devrez investir pour remplacer un logiciel aux capacités insuffisantes peuvent rapidement dépasser l’économie réalisée par l’acquisition d’un petit logiciel, au détriment d’un logiciel plus sophistiqué.

Choisir le calibre du logiciel en fonction de la taille de l’entreprise
Une grosse entreprise peut être bien servie par un logiciel de 200$ alors que la nature des opérations d’une plus petite organisation peut nécessiter l’acquisition d’un logiciel beaucoup plus sophistiqué et complexe. Ne perdez pas de vue que votre objectif n’est pas de vous procurer le meilleur logiciel ni le plus économique, mais bien de trouver celui qui répond le mieux aux besoins particuliers de votre entreprise.

Ne pas tenir compte de l’évolution de l’entreprise
Une entreprise en pleine croissance n’a pas la même perspective que celle ayant atteint son plein développement. Si le chiffre d’affaires de votre entreprise augmente continuellement, vous devriez choisir un logiciel qui sera en mesure de suivre cette évolution (passage à une version supérieure, intégration de modules spécialisés, traitement des paies de la construction, échange de données informatisé, etc.). En période de croissance, de nouveaux besoins apparaissent et dès lors, certains petits logiciels risquent de ne plus être en mesure d’y répondre adéquatement. Assurez-vous que les fonctionnalités de votre logiciel pourront être augmentées sans grand chambardement. Autrement, optez dès le début pour une solution supérieure.

Négliger les moyens de contrôle
Quels moyens de contrôle souhaitez-vous mettre en place? Votre vendeur devrait-il pouvoir accéder aux dossiers des clients sans pour autant avoir le loisir de consulter les résultats financiers de l’entreprise? Souhaitez-vous limiter la correction ou l’annulation de transactions à certaines personnes? Votre logiciel devrait-il retenir la trace des opérations et des personnes les ayant effectuées? Dans l’affirmative, certains produits sont peut-être à éviter.

Sous-estimer les capacités nécessaires
Certains logiciels peuvent ne pas être en mesure de traiter des transactions d’un montant important, de supporter plusieurs utilisateurs, de traiter un grand nombre de clients ou d’utiliser une charte comptable élaborée. Assurez-vous que votre choix s’arrêtera sur un produit disposant des capacités nécessaires pour assurer le traitement du volume ou de la complexité des informations et transactions de votre entreprise.

Choisir un outil dont les exigences dépassent la capacité de ses utilisateurs
À moins que vous n’envisagiez d’apporter des changements significatifs à vos effectifs, si leurs compétences ou les ressources dont ils disposent sont limitées, vous devriez opter pour un logiciel simple, même s’il ne fait pas tout ce que vous souhaiteriez. N’attachez pas d’importance aux options très évoluées si votre personnel ne dispose pas des connaissances, du temps ou de la discipline nécessaires à leur utilisation. Autrement, ces options ne feront que nuire aux utilisateurs et complexifier inutilement leurs tâches.

Sous-évaluer l’importance du soutien technique
Certains fabricants de logiciels sont réputés pour la mauvaise qualité du soutien technique offert à leurs utilisateurs alors que d’autres passent pour des experts en la matière. Assurez-vous que vous aurez facilement accès à un service après-vente de qualité, répondant aux besoins spécifiques de votre personnel. Il est risqué et peut être coûteux de choisir un produit pour lequel vous n’obtiendrez pas un bon service après-vente (soutien technique, mises à jour, correctifs, etc.) ou pour lequel vous ne pourrez trouver de consultants disposés à vous offrir des services d’implantation, de formation ou de personnalisation.

Réaliser de fausses économies
L’échec, dans l’implantation d’un logiciel, résulte bien souvent de la négligence de certains aspects essentiels. La formation des utilisateurs, l’utilisation des services d’un spécialiste en implantation, le contrat de soutien technique, l’abonnement à un programme de mises à jour peuvent, à prime abord, sembler être un luxe inutile. Songez aux coûts pouvant résulter d’une utilisation inappropriée du logiciel (vérification comptable, redressement, improductivité ou découragement du personnel), occasionnée par des utilisateurs mal formés ou n’ayant pas accès à un soutien technique de qualité.

L’analyse des besoins est une démarche essentielle. Si vous êtes à la recherche d’un logiciel ou désirez obtenir des informations pertinentes pour orienter vos recherches, profitez de notre expertise et de nos connaissances. Contactez-nous.