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Déduction fiscale des frais de déplacement… qu’est-ce qui s’applique et comment s’y retrouver?

En cette période de production de déclaration de revenus, certains employés de la construction vont demander à leur employeur de remplir les formulaires T2200 Déclaration des conditions de travail du fédéral et TP-64.3 Conditions générales d’emploi au provincial pour leur permettre, entre autres, de déduire leurs dépenses relatives à un véhicule à moteur. Quelles sont vos obligations comme employeur? Devez-vous remplir ce formulaire? L’employé a-t-il droit à une déduction fiscale? Le Service des relations du travail de l’APCHQ vous invite à prendre connaissance des renseignements sur ces questionnements concernant, plus spécifiquement, les dépenses afférentes à l’utilisation par un employé d’un véhicule à moteur.   

Indemnités incluses dans les conventions collectives

Afin de bien comprendre les règles applicables, il est important de savoir que toutes les conventions collectives de la construction prévoient des indemnités aux employés pour couvrir leurs déplacements effectués au cours de la journée de travail, à la demande de l’employeur, avec leur véhicule personnel. De plus, les conventions collectives des secteurs industriel, institutionnel, commercial, génie civil, voirie et construction résidentielle lourde prévoient également des indemnités aux employés pour les déplacements entre leur domicile et le chantier si la distance se situe au-delà de certaines distances fixées par les conventions.

Déplacements couverts par les conventions collectives

La Loi sur les impôts (la Loi) prévoit que, lorsque les déplacements d’un employé sont couverts par une convention (qu’il demande l’indemnité ou non) pour l’utilisation de son véhicule personnel, il n’a pas le droit de déduire dans le calcul de son revenu les frais du véhicule encourus pour ces déplacements et, comme employeur, vous n’avez pas à remplir les formulaires de conditions d’emploi pour ces fins.

Déplacements non couverts par les conventions collectives

Lorsqu’aucune indemnité pour les déplacements n'est prévue dans une convention collective, comme, par exemple, dans le secteur de la construction résidentielle légère relativement aux déplacements de l'employé de son domicile jusqu'au chantier et pour en revenir ou, pour les autres secteurs, lorsque ce même déplacement est en deçà d’une certaine distance, l’employé pourrait avoir droit à une déduction fiscale afférente aux dépenses encourues pour de tels déplacements s’il rencontre les conditions prévues dans la Loi. Ainsi, pour ces situations, l’employeur devra produire les formulaires requis susmentionnés à l’employé.

Conditions à remplir par l’employé afin de pouvoir déduire ses frais de déplacement

Les conditions à remplir par un employé afin de pouvoir déduire les frais afférents à l’utilisation d’un véhicule à moteur sont les suivantes :

  • Les dépenses de l’employé doivent être engagées dans l’exercice de ses fonctions
  • L’employé doit être tenu d’exercer la totalité ou une partie de ses fonctions ailleurs qu’au lieu d’affaires de son employeur ou à différents endroits
  • L’employé doit être tenu, en vertu de son contrat d’emploi, d’acquitter ces dépenses
  • L’employé ne peut réclamer une déduction s’il reçoit une indemnité non imposable

De façon générale, les lois fédérales et québécoises prévoient, pour tous les contribuables, que le trajet pour se rendre du domicile au « lieu habituel de travail » représente un trajet personnel et ne constitue pas un déplacement effectué dans l'exercice d’un emploi. En conséquence, pour ce type de déplacement, aucune déduction fiscale n’est permise. Dans la situation où le trajet n'est pas couvert par la convention collective, l’employeur doit vérifier si le ou les chantiers auxquels se présente l'employé constituent pour ce dernier un ou des « lieux habituels de travail » (il est possible qu’il y ait plusieurs lieux habituels de travail).

Détermination d’un « lieu habituel de travail »

La détermination de ce qui constitue un lieu habituel de travail s’examine en relation avec l’employé, ce qui implique qu’il faut identifier quel est l’endroit où ce dernier travaille habituellement. Cette détermination relève essentiellement de l’appréciation des faits pour chaque situation de sorte qu’il est difficile de tracer une ligne pour tous les cas.

Ainsi, entre autres, si la présence de l'employé affiche une certaine régularité sur un ou des chantiers qui va au-delà de quelques semaines dans l'année, ce ou ces chantiers vont représenter des lieux habituels de travail pour cet employé. Par exemple, si l'employé passe quelques semaines sur un chantier, 2 mois sur l'un, 5 mois sur un autre, 3 mois sur un autre, etc., chacun de ces chantiers sera considéré comme un lieu de travail habituel pour l'employé. Dans ces cas, l’employé n’a pas le droit de déduire dans le calcul de son revenu les frais encourus pour les déplacements avec son véhicule entre son domicile et les chantiers et, comme employeur, vous n’avez pas à remplir les formulaires de conditions d’emploi pour ces fins.

Comme autre exemple, dans le cas où un employé passe quelques jours sur un chantier puis quelques jours sur un autre chantier et ainsi de suite sans y revenir ou y revenir exceptionnellement, ou si l’employé doit retourner fréquemment sur différents chantiers, un tel employé n'aurait pas de lieu habituel de travail, il travaillerait plutôt à différents endroits et il aurait droit à la déduction de ses frais de véhicules pour ses déplacements entre son domicile et les chantiers, si toutes les conditions mentionnées précédemment sont par ailleurs rencontrées.

Pour obtenir plus d’information ou communiquer avec un conseiller en relations du travail de l’APCHQ, composez le 514 353-9960 ou le 1 800 468-8160, poste 119, ou écrivez à service-relationtravail@apchq.com.

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